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申报单位为独立法人企业、高校、科研院所、事业单位、医疗机构等具备合法营业执照 / 事业单位法人证书；自然人一般不能单独登记，需依托单位申报。
联合成果仅第一完成单位申报多家单位联合研发，只能由排名第一的完成单位办理登记，其他合作单位不可单独申报；多单位共有知识产权需提供全部单位盖章无异议声明中国政府网。
属地 / 隶属关系申报山西注册企业、省属高校院所向山西省科技厅系统申报；驻晋央企、省直单位走省直主管通道；太原企业统一由太原市科技局初审上报省厅。
账号条件单位需向属地科技主管部门申请开通国家科技成果在线登记系统管理员账号，无账号无法填报。
依据国科发计字〔2000〕542 号第七条官方标准福建省人民...：
材料规范、完整齐全系统填报信息完整无缺漏，所有纸质、电子附件清晰有效，登记表加盖单位鲜章，复印件全部盖章。
具备肯定性成果评价结论（核心门槛）成果必须完成正式评价，结论合格、达标、通过，否定 / 整改待验收成果不予受理，分两类情形：
财政资金立项课题：主管部门盖章验收 / 结题报告；
企业自筹自研成果二选一：①第三方《科技成果评价报告》；②授权专利 / 软著 + 产品应用、销售、检测证明；
基础理论、软科学：同行专家 / 单位学术委员会正面评价意见。
成果权属无任何争议完成人、完成单位、知识产权权利人名称完全统一；专利、软著共有需全部权利人盖章同意；无委托开发权属纠纷、署名纠纷。
不涉及国家秘密涉密技术、军工涉密成果不走普通成果登记，单独走科技保密备案渠道。
符合法律法规、产业政策不属于淘汰落后产能、高污染、违规医疗器械、违禁化工等限制类技术，符合行业监管法规。
不得重复登记同一创新成果全国仅能登记一次，已在外省完成登记的成果，山西不再受理；技术迭代升级、全新研发的新技术可单独登记。
成果属于法定可登记三类范围（不在以下范畴不予受理）①应用技术成果：新产品、新工艺、新材料、智能装备、发明专利、软著、新药、医疗器械、地方 / 行业标准、农林新品种；②基础理论成果：学术论文、专著、基础实验研究；③软科学成果：产业规划、政策调研、管理类课题。
时效要求（山西实操要求）成果验收 / 评价完成后3 年内申报最优；超 3 年且无持续产业化、转化证明，审核极易驳回；财政项目建议当年结题当年登记。
各级国家、省、市财政专项资金资助的科技计划、专项课题，结题验收后必须登记，属于法定义务中国政府网。
企业自有资金、无财政拨款自研成果，无强制要求，可自愿登记用于高企、专精特新、职称、科技奖佐证。
无验收报告、无第三方评价，评价结论不合格；
知识产权权利人与申报单位不一致，无共有权属声明；
材料缺失、公章不全、扫描件模糊、填报信息前后矛盾；
涉密成果、淘汰落后、违法违规技术；
同一成果已在其他省份完成登记；
仅外购、代理、组装产品，无自主研发创新内容；
超过评价周期 3 年，无任何应用、转化佐证材料。
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